患者満足度が高い診療所には“見えない仕組み”がある｜診療情報管理士が教える業務効率と安心のつくり方

これから開業される先生方にとって、患者満足度の向上は診療所経営の根幹を成す重要課題です。
診療情報管理士としての医療機関での経験から患者満足度の高い診療所には「見えない部分での仕組み作り」という明確な共通点があることをお伝えします。
電子カルテを核とした効率的な情報管理は、単なる記録の電子化にとどまらず、患者さんに真の安心と信頼を提供する基盤となるのです。

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患者満足度向上の鍵は「見えない部分」にある

開業を予定されている先生方から「どうすれば患者さんに選ばれるクリニックになれるでしょうか」というご相談を受けることがあります。

確かに、丁寧な診察や親身な対応は重要ですが、それだけでは十分ではありません。

患者満足度を左右する要素の多くは、実は患者さんが直接目にすることのない「バックオフィス業務」の質に大きく依存しているのです。

患者さんが本当に求めているもの

医療サービスの満足度は、「適切な医療の提供」「分かりやすい情報提供」「迅速な診療体制」の3つが大きなポイントとされています。

この中で特に重要なのが「早いこと」、つまり待ち時間の短縮です。

厚生労働省の調査によると、外来患者の不満で最も多いのが「診察までの待ち時間」です。

診療情報管理士として現場を見続けてきた経験では、待ち時間の多くは「情報処理の非効率性」に起因しています。

患者情報の検索に時間がかかる、カルテの移動に手間取る、記録の作成で診察が遅れる—これらすべてが待ち時間の延長につながっているのです。

開業時だからこそできる「仕組み作り」

新規開業時には、既存の運用に縛られることなく、最初から効率的な仕組みを構築できるという大きなメリットがあります。

実際、新規開業される診療所の約70-80%が電子カルテを導入している背景には、この「最初から正しい仕組みを作る」という考え方があります。

開業前の準備段階で適切な情報管理体制を整備するポイント

• 患者情報の瞬時検索が可能となり、診察時間を有効活用できる
• スタッフ間の情報共有がスムーズになり、連携ミスを防げる
• 医療安全のチェック機能で、薬剤アレルギーや相互作用を自動確認できる

これらの「見えない仕組み」こそが、患者さんに「この診療所は信頼できる」という安心感を提供し、結果として高い満足度につながっています。

仕組み①：迅速で正確な患者情報管理

開業される先生方にとって、患者情報の管理方法は診療所の将来を左右する重要な選択です。

電子カルテを活用した情報管理により、開業初日から効率的な診療を実現することができます。

開業時だからこそ実現できる「ゼロからの電子化」

既存の診療所では紙カルテからの移行作業が大きな負担となることがありますが、新規開業では最初から電子カルテで運用できるため、このメリットを最大限活用できます。

電子カルテの導入により実現する効果

• 検索時間の劇的短縮：患者名や診察券番号で瞬時に情報にアクセス
• 情報の完全性確保：入力必須項目の設定で記録漏れを防止
• データの整合性向上：複数スタッフが同じ情報を共有し、齟齬を防止

診療の質を支える情報基盤の構築

診療情報管理士の視点から見ると、正確な情報管理は患者安全の基盤です。

電子カルテシステムでは以下のような機能により、開業当初から高い医療の質を確保できます。

標準化された記録システム：

診療内容を一定の形式で記録することで、見落としや記載ミスを防止します。

特に複数の医師が関わる場合や、将来的にスタッフが増えた際にも一貫した情報管理が可能です。

 

リアルタイム更新機能：

診察中に入力された情報は即座に反映され、看護師や受付スタッフがリアルタイムで患者の状況を把握できます。

これにより、「先生によって言うことが違う」という患者さんの不安を解消できます。

開業医にとってのメリット

開業医として限られたリソースで効率的な診療所運営を行うためには、情報管理の自動化が不可欠です。

電子カルテの導入による情報管理のポイント

• 診療準備時間の短縮：次の患者さんの情報を事前に確認でき、スムーズな診察開始が可能
• 診断書・紹介状の効率作成：テンプレート機能により、文書作成時間を大幅短縮
• 法令遵守の確実性：カルテの保存要件を技術的にサポートし、法的リスクを軽減

これらの効果により、開業初期の忙しい時期でも質の高い診療を維持しながら、患者さんの待ち時間を最小限に抑えることができます。

仕組み②：効率的な診療フローの構築

開業時に最も重要な検討事項の一つが、受付から会計までの診療フローの設計です。

診療情報管理士として医療機関を見てきた経験から、最初に正しいフローを構築することで、将来の業務効率が大きく変わることを実感しています。

待ち時間短縮は開業成功の鍵

患者満足度調査で常に上位にくる不満が「待ち時間の長さ」です。

特に開業当初は限られた人員で運営するため、効率的な業務フローの構築が経営の生命線となります。

診療所経営では「診察待ち時間が1時間半～2時間になると、患者さんからのクレームが増え、一日の総来院患者数が頭打ちになる」という現象が確実に起こります。

これを防ぐためには、開業時点で効率的なフローを設計することが重要です。

電子カルテによる業務フロー最適化

電子カルテを導入することで、以下のような効率化を実現できます

 

受付業務の迅速化：

患者の基本情報登録が一度で完了し、次回来院時は瞬時に呼び出し可能。

予約システムとの連携により、受付での待ち時間を最小化できます。

 

診察準備の効率化：

電子カルテで事前に患者情報を確認し、必要な検査や処方を準備。

診察開始時のスムーズな移行が可能となり、一人あたりの診察時間を有効活用できます。

 

会計処理の高速化：

診療内容が自動的に医事会計システムに連携されるため、会計待ち時間を大幅短縮。

患者さんが診察室を出て受付に戻った時には、既に会計の準備が完了している状態を実現できます。

開業医の実践例

実際に電子カルテを導入した開業医の声を見ると、「受付をしてからカルテが診察室に届くまでのリードタイムがなくなり、業務軽減して良かった」「他院からの検査データもスキャンで取り込めるので、アナログデータにも柔軟に対応できる」といった評価が寄せられています。

特に開業初期は患者数の変動が大きいため、システムによる効率化で変動に対応しやすい体制を作ることで、スタッフの負担軽減と患者満足度向上を同時に実現できます。

開業時の業務フロー設計

• 将来の拡張性を考慮：患者数増加に対応できる設計
• スタッフ教育の簡素化：標準化されたフローで新人教育を効率化
• トラブル対応の明確化：システム障害時の代替手順も事前に整備

これらの準備により、開業当初から安定した診療所運営を実現できます。

仕組み③：安全で確実な情報共有体制

開業される先生方にとって、医療安全の確保は最優先事項です。

電子カルテシステムを基盤とした情報共有体制が、いかに医療安全と患者満足度向上に貢献するかをお伝えします。

 

開業時から始める医療安全対策

新規開業では、最初から医療安全を重視した仕組みを構築できるという大きなメリットがあります。

紙カルテ時代によくあった「手書きの読み間違い」「アレルギー情報の見落とし」「薬剤相互作用の確認漏れ」といったリスクを、システムの力で根本的に解決することができます。

電子カルテによる安全対策のポイント

• 薬剤安全管理の自動化：アレルギー情報や禁忌薬剤を自動チェックし、処方時にアラート表示
• 患者識別の確実性：患者ID管理により、患者取り違え事故のリスクを大幅軽減
• 処方チェック機能：相互作用や用量の確認を自動化し、処方エラーを防止

小規模診療所でも実現できる情報共有

開業当初は医師1名、看護師1-2名、事務1名といった小規模体制からスタートすることが多いですが、少人数だからこそ密な情報共有が重要になります。

電子カルテを使った情報共有のポイント

• リアルタイム情報更新：医師の診療記録が即座に看護師・事務スタッフと共有
• 一元管理による連携強化：各職種が最新の患者情報を基に適切な対応が可能
• 情報の可視化：患者の状態変化や治療経過が一目で分かる画面設計

将来の成長に備えた基盤作り

開業当初は小規模でも、患者数の増加に伴いスタッフの増員や診療科の拡大を検討する場合があります。

最初に適切な情報共有基盤を整備しておくことで、将来の拡張がスムーズに行えます。

拡張性を考慮した設計のポイント

• 職種別アクセス権限：看護師、事務スタッフなど役割に応じた情報アクセス管理
• 監査証跡機能：情報の適切な取り扱いを記録し、患者からの信頼を確保
• セキュリティ対策：個人情報保護法に対応した暗号化とアクセス制御

患者さんに安心感を提供する仕組み

これらの情報共有体制により、患者さんは「この診療所では自分の情報が適切に管理されている」「スタッフ全員が自分の状況を理解してくれている」という安心感を得ることができます。

特に開業初期は患者さんとの信頼関係構築が重要な時期なので、システムによる医療安全の向上は、患者満足度向上に直結する投資と言えるでしょう。

実践事例：開業時に電子カルテを導入したクリニックの成功例

これから開業される先生の参考として、実際に新規開業と同時に電子カルテを導入したC診療所（内科・消化器内科）の事例をご紹介します。

この事例は、適切な準備により開業当初から患者満足度の高い診療所運営を実現した好例です。

開業前の準備：「患者目線」を重視した設計

C診療所の院長は、大学病院での勤務経験から「患者さんの待ち時間をいかに短縮するか」を最重要課題として開業準備を進めました。

開業前の検討ポイント

• 診療フローの事前設計：受付から会計まで15分以内を目標に設定
• 電子カルテ選定基準：操作性と速度を最優先、初期費用よりも運用効率を重視
• スタッフ研修計画：開業1ヶ月前から電子カルテの操作研修を実施

開業前の準備段階におけるポイント

• 診療科特性に合わせたテンプレート作成
• 患者情報の効率的な入力方法の設計
• スタッフ向け操作マニュアルの作成

開業初日からスムーズな運用を実現

開業1年後の成果

• 平均待ち時間：診察まで平均12分、会計まで平均3分を実現
• 患者満足度：「待ち時間について満足」と答えた患者が82%
• 診療効率：一人あたりの診察時間を適切に確保しながら、1日40-50名の診察が可能

患者さんからの高評価ポイント

患者アンケートで特に高く評価された点

「情報がしっかり共有されている安心感」

「どのスタッフに聞いても、自分の状況を理解してくれている」という声が多数。電子カルテによる情報共有の効果が患者さんにも実感されています。

 

「スムーズな診療の流れ」

「受付から会計まで無駄な待ち時間がない」「前回の検査結果をすぐに確認してもらえる」といった効率性への評価。

 

「医療安全への信頼感」

「お薬の飲み合わせをきちんとチェックしてくれる」「アレルギーの確認が確実」など、システムによる安全機能への信頼。

開業医としてのメリット実感

院長からは以下のような感想をいただいています

「最初に適切なシステムを導入したことで、開業当初の忙しい時期でも安定した診療を提供できました。特に、患者情報がすぐに確認できることで、診察に集中でき、患者さんとのコミュニケーションに時間をかけられるようになりました」

「スタッフの業務負担も軽減され、離職率が低く抑えられています。これは経営面でも大きなメリットです」

この事例は、開業時の適切な準備とシステム選択が、その後の診療所運営に大きな影響を与えることを示しています。

まとめ：開業成功の鍵は「最初の仕組み作り」にある

これから開業される先生方に向けて、診療情報管理士としての経験からお伝えできることとして、「開業時の仕組み作りが、その後の診療所の未来を決定づける」ということです。

患者満足度の向上は、単に「親しみやすい接遇」や「丁寧な診察」だけでは実現できません。

患者さんが真に求めているのは、「治ること」「分かること」そして「早いこと」の3つです。

この中で「早いこと」つまり効率的な診療フローは、開業時の設計によって大きく左右されます。

電子カルテを核とした情報管理体制は、開業当初から以下の価値を提供します

• 患者情報の迅速な検索・参照による診察時間の有効活用
• スタッフ間の確実な情報共有による医療安全の向上
• 自動化された業務フローによる待ち時間の短縮

 

新規開業の約70-80%が電子カルテを導入している理由は、これらのメリットを開業当初から享受できるからです。

紙カルテから移行する場合の負担を考えると、開業時の導入は最も効率的な選択肢と言えるでしょう。

 

適切な電子カルテの運用体制の構築について、ご不明な点やより詳しいご相談をお考えの際は、サンシステムまでお気軽にお問い合わせください。

開業前の準備段階から、先生方の理想とする診療所づくりを全力でサポートいたします。